Une réunion productive à l'aide du Mind Mapping - La boite à idées de Christophe

Pour irritantes que certaines peuvent être, les réunions sont une partie vitale du biotope professionnel. Elles sont chronophages, et bien trop souvent, ces heures de discussions et de prise de tête ne résultent pas en des actions tangibles. Mais avec une bon système de gestion de réunion, vos réunions ont le potentiel de devenir efficientes dans leur tenue et de générer des résultats opérationnellement utilisables.

La technique du Mind Mapping peut vous aider dans la mise au point de ce système de gestion de réunion:

préparer et distribuer l’agenda de la réunion sous forme de Mind Map
ajouter les liens importants, les graphiques et les fichiers à la Mind Map
ajouter les actions pré-réunion à entreprendre (par exemple lire certains documents)
prendre efficacement des notes
mettre en évidence les actions à prendre

Une Mind Map, c’est quoi ?

Si vous lisez cet article depuis ma page facebook ou depuis mon site, vous connaissez déjà cette technique… Pour ceux pour qui ce n’est pas encore le cas, voici un petit mot d’explication…

Une Mind Map est une représentation visuelle de l’information. A la place d’utiliser un format linéaire tel que l’on retrouve dans un document Word, la Mind Map organise l’information dans une structure bi-dimensionelle plus facile à comprendre et surtout, permettant d’un coup d’oeil d’avoir une vue d’ensemble.

Une Mind Map peut être évidement tracée à la main, mais vous pouvez également faire usage de software tels que XMind (desktop) ou MindMeister (online).

Mind Map et gestion de la réunion

1. Préparer l’agenda de la réunion

Grâce à sa structure visuelle, une Mind Map permet aux participants d’avoir instantanément une vision d’ensemble de l’agenda de la réunion et de situe l’instant vécu dans la totalités des sujets à aborder.

Le sujet de la réunion est placé au centre de la Map (le « sujet central ») et le reste de la structure est dépendante du type de réunion que vous allez diriger.

Comme vous pouvez le constater, l’ensemble des points de la réunion est facilement lisible. Tous les participants savent à quoi s’attendre… Vous pouvez même utiliser pour les « points d’action » une structure en Kanban en reprenant les index « suivant », « en cours », et « terminé ». De réunion en réunion, il suffira d’un simple couper/déposer pour faire évoluer la représentation de la situation…

2. Créer des présentations qui attirent l’attention

Si vous devez présenter l’un ou l’autre point durant la réunion, le Mind Mapping propose une solution loin des classiques Powerpoints: votre audience gardera une vue sur la structure de l’exposé tout en pouvant facilement suivre ses développements, comme le présente cette vidéo (en anglais):

Un autre avantage de cette technique est que vous pouvez directement prendre des notes dans la Map, suivant l’évolution de la réunion et les les avis et remarques formulés.

3. Procès-verbal de la réunion

Même si vous n’avez pas préparé à l’avance un agenda de la réunion, vous pouvez rapidement ouvrir une nouvelle Map et commencer à prendre des notes. Une Mind Map est un outil fantastique pour cette tâche, car:

à la place de prendre note mot par mot de ce qui est dit, la Map vous encourage à prendre moins de notes plus significatives
il est facile de revenir à un point précédent déjà traité et d’y rajouter des notes si ce point resurgit dans les débats
les raccourcis clavier vous permettent de rapidement passer d’un sujet à l’autre et d’en créer des nouveaux
des liens peuvent être facilement rajoutés entre des sujets en relation

4. Créer des points d’action

Même si cela reste bien souvent utopique, une réunion ne devrait jamais s’achever avant que les tâches à effectuer n’aient été bien définies et qu’un responsable aie été désigné. Une Mind Map vous en simplifie la tâche en vous permettant d’ajouter ces informations directement dans la Map. Si, en plus, celle-ci est projetée, l’ensemble des participants est directement concerné.